Von Null auf Hundert: Wertvolles Wissen rund um die Inventur
Schatzsuche im Unternehmen: Was ist eine Inventur?
Welche gesetzlichen Vorschriften gelten für die Inventur?
(Fast) Keiner bleibt verschont: Wer ist zur Inventur verpflichtet?
Warum muss eine Inventur durchgeführt werden?
Wann muss eine Inventur durchgeführt werden?
Welche Folgen drohen, wenn keine Inventur durchgeführt wird?
Gut geplant ist halb gewonnen: Wie wird eine Inventur durchgeführt?
Schatzsuche im Unternehmen: Was ist eine Inventur?
Die Inventur ist die Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden in einem Unternehmen. Sie wird meist zu einem bestimmten Stichtag durchgeführt, in der Regel zum Jahresabschluss. Eine Inventur umfasst drei Bestandteile:
Bei der körperlichen Inventur geht es um alle physischen Gegenstände bzw. Vermögenswerte, die dem Unternehmen gehören. Sie werden körperlich nach Art und Menge per Hand erfasst, also gezählt, gemessen oder gewogen.
Was muss bei der Inventur gezählt werden?
Zu den Vermögenswerten zählen Bargeld, Waren- oder Lagerbestände, wie zum Beispiel Maschinen, Ersatzteile, Werkzeuge, Büromaterial etc.
Was muss bei der Inventur nicht gezählt werden?
Eine fundierte Schätzung ist bei Gegenständen ausreichend, die sich nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand zählen, messen oder wiegen lassen. Typischerweise sind das große Mengen an Kleinteilen und Verbrauchsmaterialien mit geringem Wert (Schrauben, Nägel o. ä.).
Die Buchinventur nimmt Vermögensgegenstände und Schulden mittels buchhalterischer Aufzeichnungen (z. B. Belege, Kontoauszüge, Rechnungen) in den Fokus. Einen Überblick über das Sachanlagevermögen wie Maschinen oder Fahrzeuge sowie über die immateriellen Vermögenswerte, beispielsweise Patente und Lizenzen, bietet die Anlageninventur.
Welche gesetzlichen Vorschriften gelten für die Inventur?
Die gesetzliche Grundlage für die Inventur bildet unter anderem § 240 Handelsgesetzbuch (HGB). Hier ist die Pflicht zur Aufstellung eines Inventars für handelsrechtliche Zwecke geregelt. In § 241 HGB sind Vereinfachungsverfahren für die Inventur festgelegt. Für die steuerliche Buchführungspflicht sind § 140 und § 141 der Abgabenordnung (AO) maßgeblich.
(Fast) Keiner bleibt verschont: Wer ist zur Inventur verpflichtet?
Alle Jahre wieder: Alle Kaufleute und Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen einmal pro Jahr eine Bilanz erstellen. Diese Bilanz basiert auf einer jährlichen Inventur, die gemäß geltender Vorschriften durchgeführt wird.
Warum muss eine Inventur durchgeführt werden
Eine Inventur hilft dabei, den Überblick über den tatsächlichen Warenbestand zu behalten. Besteht eine Differenz zwischen Soll- und Ist-Bestand, so muss sie in der Gewinn- und Verlustrechnung berücksichtigt werden. Der Hintergrund: Für die Bilanz ist der Ist-Zustand entscheidend. Eine Inventur bietet aber noch weitere Vorteile:
- Finanzielle Transparenz
Die genaue Dokumentation aller Vermögenswerte bzw. Verpflichtungen steigert die finanzielle Transparenz. So lässt sich die finanzielle Lage eines Unternehmens besser einschätzen und die Planungssicherheit wird erhöht.
- Verschwendung vermeiden
Eine Bestandsüberprüfung vermeidet Verschwendung und minimiert Lagerkosten. Lagerhüter können erkannt und aussortiert sowie zu hohe Lagerbestände reduziert werden.
- Marktgerechte Preisgestaltung
Die Ergebnisse der Inventur helfen bei der Anpassung der Preisstrategie: Die Preise können basierend auf Nachfrage und Bestand angepasst werden.
- Diebstahlprävention
Die Inventur hilft dabei, Diebstahl oder Verluste zu erkennen und Sicherheitsmaßnahmen dementsprechend anzupassen.
Wann muss eine Inventur durchgeführt werden?
Eine Inventur muss bei Gründungen, Firmenübernahmen oder Geschäftsaufgaben sowie einmal pro Jahr zum Abschluss des Geschäftsjahres, in der Regel zum Bilanzstichtag, durchgeführt werden. Je nach Inventurvariante bzw. Inventurart liegt der Zeitpunkt der Durchführung allerdings weiter vom Stichtag entfernt (siehe: Welche Inventurarten gibt es?).
Welche Inventurarten gibt es?
Es ist nicht immer einfach, die komplette Inventur am Bilanzstichtag durchzuführen. Dies ist meist der 31.12., also ein Tag, an dem im Normalfall nicht genügend Personal zur Verfügung steht. Aus diesem Grund sind laut Gesetzgeber sogenannte Inventurvereinfachungsverfahren gemäß § 241 HGB zulässig. Zwischen folgenden Varianten kann in der Regel frei gewählt werden:
- Stichtagsinventur
- Stichprobeninventur
- permanente Inventur
- zeitverschobene (bzw. verlegte) Inventur
1. Stichtagsinventur: exakt auf den Punkt
Bei der Stichtagsinventur werden die Lagerbestände an einem Stichtag genau erfasst. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass der Betrieb pausiert, während die Mitarbeiter zählen. Sie muss nicht zwingend am Bilanzstichtag stattfinden, jedoch spätestens zehn Tage danach.
Der Vorteil: Wenn die Inventur direkt am Bilanzstichtag erfolgt, gibt es keine Unstimmigkeiten. Alle Aufträge sind abgeschlossen, alle Warenlisten aktuell, alle Rechnungen beglichen. Im Idealfall stimmen die tatsächlichen und buchhalterischen Bestände genau überein. Erfolgt die Inventur nicht direkt am Stichtag, müssen für Veränderungen zwischen Bilanzstichtag und dem Tag der Bestandserfassung im Lagerbuch Belege und Nachweise vorhanden sein.
2. Stichprobeninventur: effizient, aber ungenau
Die Stichprobeninventur ist das «Schlampermäppchen» unter den Inventurarten. Statt jedes einzelne Produkt zu zählen, werden nur ausgewählte und repräsentative Stichproben nach den Gesetzen der Statistik erfasst. Anschließend erfolgt eine Hochrechnung des Gesamtbestands auf Grundlage dieser Stichproben.
Der Vorteil ist eine erhebliche Zeitersparnis. Allerdings erfordert die Festlegung der Stichproben mathematisches Fachwissen und die Ergebnisse sind nicht absolut präzise. Mit Stichproben allein erhält man keinen exakten Überblick über den tatsächlichen Bestand
3. Permanente Inventur: immer auf dem Laufenden
Bei der permanenten Inventur wird der Lagerbestand kontinuierlich erfasst. Voraussetzungen für diese fortlaufende Inventur sind ein gut geführtes Lagerbuch und verlässliche Aufzeichnungen über Zu- und Abgänge. Für jeden Artikel wird zu Beginn der Dauerinventur eine eigene Lagerkartei erstellt, auf der Art, Menge und Wert des jeweiligen Produkts festgehalten werden. Ab diesem Zeitpunkt sind sämtliche Bewegungen im Lagerbuch zu erfassen und in der Lagerkartei akribisch zu verzeichnen. Größere Unternehmen verwenden dafür ein Lagerverwaltungssystem (LVS) oder ein Warenwirtschaftssystem (WWS).
Die Vorteile: Sie können die Bestandserfassung über das Geschäftsjahr verteilen und haben zu jeder Zeit einen Überblick über Ihre Lagerbestände. Durch die kontinuierliche Aufzeichnung lassen sich Lieferketten optimieren, was Engpässe oder Überbestände vermeidet.
4. Zeitverschobene Inventur: maximal flexibel
Eine zeitverschobene Inventur wird dann durchgeführt, wenn die Voraussetzungen für eine permanente Inventur nicht erfüllt sind, aber eine Bestandsaufnahme zum Stichtag nicht möglich ist. Dafür gibt zwei Varianten: Bei der vorverlegten Inventur erfolgt die körperliche Bestandserfassung an einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor dem Bilanzstichtag. Bei der nachverlegten Inventur wird die Inventur innerhalb der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt.
Der klare Vorteil ist die höhere Flexibilität, allerdings ist eine Genehmigung des zuständigen Finanzamtes erforderlich.
Welche Folgen drohen, wenn keine Inventur durchgeführt wird?
Wenn keine Inventur durchgeführt wird oder die durchgeführte Inventur erhebliche Mängel aufweist, drohen rechtliche Konsequenzen. Das kann bedeuten, dass…
- das Finanzamt die steuerliche Buchführung nicht anerkennt und den Gewinn schätzt.
- man wegen Steuerhinterziehung belangt wird.
- im Falle einer Insolvenz strafrechtliche Konsequenzen drohen.
- der Abschlussprüfer während einer Unternehmensprüfung seinen Bestätigungsvermerk einschränkt oder verweigert.
Es lohnt sich also aus vielerlei Gründen, den Aufwand zu investieren – dabei hilft eine clevere Organisation dabei, das Ganze effizient über die Bühne zu bringen.
Gut geplant ist halb gewonnen: Wie wird eine Inventur durchgeführt?
Buch- und Anlageninventur sind in der Regel Aufgabe der Buchhaltung bzw. des Rechnungswesens. Die körperliche Inventur betrifft, je nach Betrieb, meist die Lagerabteilung oder speziell geschulte Mitarbeiter und bringt oft hohen organisatorischen Aufwand mit sich. Sie muss pro Raum erfolgen. Das bedeutet, dass die Inventurlisten nach Räumen gegliedert sein müssen, also zum Beispiel in Lager, Büro und Verkaufsraum. Die vollständigen Listen werden anschließend beim verantwortlichen Inventurleiter abgegeben und ins System (in größeren Unternehmen das Warenwirtschaftssystem) übertragen. Das Resultat fließt in die Schlussbilanz unter dem Posten Sachvermögen ein.
Bloß nix vergessen: Was gehört in eine Inventurliste?
Jede Inventurliste muss den Namen des Zählers, des Schreibers und des Kontrolleurs sowie das Datum der Durchführung enthalten. Idealerweise übernimmt der Abschlussprüfer oder ein Steuerberater die Rolle des Kontrolleurs. Diese Personen bestätigen die Richtigkeit der Angaben durch ihre Unterschrift. Die Liste enthält normalerweise Spalten für «Artikel», «Stückzahl» und gegebenenfalls «Maße» oder «Gewicht», jeweils mit Angabe der entsprechenden Einheit. Die Belege müssen korrekt ausgefüllt, quittiert und nummeriert sein.
Packen wir’s an: Praktische Tipps für die Inventur
Die Abläufe von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Verarbeitung der Inventurlisten sind in allen Branchen im Allgemeinen identisch. Mit den folgenden Tipps sorgen Sie für eine gelungene Inventur und Motivation unter Ihren Mitarbeitern:
Die Vorbereitung
- Spicken erlaubt: Am besten orientieren Sie sich an den Unterlagen zur Inventur des Vorjahres, um sich auf die Inventur vorzubereiten.
- Planvolles Vorgehen: Rechtzeitig ausgedruckte Inventurlisten, ein Inventurplan mit Checklisten und realistischen Zeitplänen sowie eine solide Personalplanung sind essenziell, damit keine Hektik aufkommt. Auch Fehler lassen sich so leichter vermeiden. Offene Fragen der Mitarbeitenden sollten vorab geklärt werden.
- Ordnung ist alles: Vor der Inventur ist es wichtig, in Lager, Verkaufsraum & Co. für Ordnung und Sauberkeit zu sorgen. Damit die Aufräumarbeiten möglichst leicht von der Hand gehen, sollten Sie sich vorab zum Beispiel mit ausreichend Abfallsäcken, mobilen Abfallsammlern oder Abrollern für Putztüchern eindecken. Sorgen Sie dafür, dass sich der gesamte Bestand geordnet am regulären Platz befindet. Damit es nicht zu Verwechslungen oder Doppelzählungen kommt, sollten Sie Regale, Kartons und Waren eindeutig kennzeichnen. Dafür eignen sich spezielle Drahtbügel-, Hänge- oder Magnettaschen. Wichtig ist es, auch an ausgelagerte Waren zu denken. Am besten direkt bei der Auslagerung eine Bestandsaufnahme machen und für die nächste Inventur bereithalten.
- Reinen Tisch machen: Alle aktuellen Aufträge und Reklamationen, sämtliche Retouren, Bestellungen etc. sollten Sie noch vor der Inventur abwickeln.
- Teamwork gewinnt: Vorab sollten einzelne Bereiche definiert und die Reihenfolge der Zählung festgelegt sein. Dann werden Zweier-Teams für die Abschnitte festgelegt. Ein Kollege zählt, der andere schreibt. Damit keine Monotonie aufkommt, können die beiden nach jeder ausgefüllten Liste die Rollen tauschen.
- Rückendeckung: Um das Vertrauen der Finanzbehörden in die Richtigkeit der Inventur zu erhöhen, sollten Wirtschaftsprüfer und/oder Steuerberater anwesend sein und die Inventarlisten per Unterschrift bestätigen.
Die Umsetzung
- Ruhige Zeiten: Am besten wird die Inventur dann durchgeführt, wenn die Auftragslage niedrig, das Lager nahezu leer und kaum Kundenverkehr zu erwarten ist. Besonders Schließtage oder Randzeiten sind gut geeignet.
- Homebase: Besonders sinnvoll ist es, wenn es eine zentrale Anlaufstelle mit den nötigen Materialien und Plänen gibt. Hier können alle Fragen vom Inventurleiter beantwortet und die Inventurlisten abgegeben werden.
- Praktische Helfer: Statten Sie Ihr Team rechtzeitig mit dem passenden Equipment aus. Cuttermesser, Markierungsbänder, Wägen mit Schreibboard sowie Stapelbehälter und Sichtlagerkästen sorgen dafür, dass die Inventur möglichst effizient gelingt. Arbeitshandschuhe schützen die Hände Ihrer Mitarbeiter vor Schmutz und Verletzungen.
- Kontrolle ist besser: Sobald ein Teilabschnitt fertig ausgezählt ist, sollte eine Stichprobenkontrolle durchgeführt werden. Bei falschen Zählungen kann eine Nachzählung erfolgen. Sollte der Bestand anschließend immer noch nicht mit den Soll-Werten übereinstimmen, muss die Differenz ausgebucht werden, denn nur der tatsächliche Bestand ist für die Bilanz von Bedeutung.
Für Motivation sorgen:
Tun Sie Ihren Mitarbeitern etwas Gutes. Während der gesamten Inventur sollten ihnen kostenlose Getränke, Essen und Snacks zur Verfügung stehen.
- Das hebt die Stimmung,
- steigert die Konzentration und
- beruhigt die Nerven.
Mit uns gehen Sie auf Nummer sicher
Fazit: Die Inventur ist nicht nur eine notwendige Pflicht, sondern auch eine Chance für jedes Unternehmen und kann mit der passenden Ausrüstung gut über die Bühne gebracht werden. In unserem Web-Shop finden Sie dafür die passenden Helfer. Wer die Inventur erfolgreich gemeistert hat und den Bestand umorganisieren oder seine Verpackungsmaterialien wieder auffüllen möchte, wird dort ebenfalls fündig. Damit Sie bei der Auswahl auf Nummer sicher gehen, ist unser Team gerne für Sie da.
